Jakie są blokady, które powodują, że pracownicy nie chcą korzystać z nowych rozwiązań technologicznych?

Co zrobić, aby otworzyć się na zmianę? Co zrobić, aby pomóc pracownikom otwarcie się na zmianę? Czy nowe narzędzia technologiczne stresują członków waszego zespołu?

Tu ściągniesz cały wywiad w PDF a poniżej przeczytasz tekst: http://Technostress. Jak wdrażać nowe technologie skutecznie.

Zarówno menedżerowie jak i działy HR są zainteresowani tym, aby pracownicy byli zaangażowani, produktywni i szybko nabywający nowych umiejętności.

A to oczywiście oznacza, że ​​firma dostarcza różne narzędzia technologiczne, aby im pomóc by byli skuteczni. Niestety, jeśli pracownicy nie są odpowiednio przygotowani, to nowa platforma do komunikacji lub oprogramowanie do zarządzania projektami może spowodować straty. Czy zastanawialiście się czy i jak nowe narzędzia technologiczne stresują was lub członków waszego zespołu?

Badając menedżerów i specjalistów w polskich firmach za pomocą takich narzędzi ja Reiss Motivational Profile, FRIS, Faced5 i MTQ 48 Odporność psychiczna, doszliśmy do wniosku, że spora część polskiej populacji deklaratywnie opowiada się za zmianą, a wewnętrznie lęka się i stawia opór zmianie.

Z większą presją na produktywność, wyższymi oczekiwaniami i krótszym czasem pracy,

Sytuacja, kiedy zespół został zmuszony do samodzielnego nauczenia się i wdrożenia  nowego, złożonego narzędzia może być niezwykle stresująca. A taka sytuacja bywa standardem w firmach.

I coraz częściej może to prowadzić do czegoś zwanego technostressem – negatywnych objawów bezpośrednio związanych z użyciem i adaptacją nowych technologii.

CZYM DOKŁADNIE JEST TECHNOSTRESS i JAKIE SĄ JEGO GŁÓWNE PRZYCZYNY?

Stres i negatywny psychologiczny wpływ wprowadzenia nowych technologii w pracy.

Termin ten po raz pierwszy użył Craig Brod w swojej książce o tym samym tytule w 1984 roku. Technostress dzisiaj, to nie tylko konkretne narzędzia lub aplikacje. Aby zrozumieć jego prawdziwy wpływ, możemy pogrupować stresory, w pięciu kategoriach:

1. Inwazja: „Technologia przejmuje moje życie!”

Czy ty lub twoi pracownicy zabieracie ze sobą pracę do domu? Dzięki komputerom, smartfonom i szybkiemu internetowi wykonywanie zadań służbowych rzadko się ogranicza tylko do miejsca pracy. Ponieważ technologia atakuje i jest szeroko stosowana w pracy i w domu, nie powinno nas dziwić, że jesteśmy coraz bardziej zestresowani.

2. Przeciążenie: „Nie nadążam z wykonywaniem wszystkich zadań!”

Nawet w pracy, często jesteśmy przeciążeni pikającymi i wyskakującymi powiadomieniami na wielu urządzeniach i aplikacjach. Według FastCompany przeciętny pracownik biurowy otrzymuje 121 e-maili każdego dnia. Nie wliczamy do tego wiadomości na FB, LinkedIn, WhatsUpie, Messengerze, Instagramie… Pracownicy często czują się pod ostrzałem i przepracowani.

Gdy pokazujemy na szkoleniach jak tym zarządzać, to uczestnicy reagują na dwa odmienne sposoby. Albo czują się zainspirowani i chcą to wdrożyć, albo pojawia się opór i słowa „to nie jest takie proste”. Owszem jest! Niezależnie od tego jaka jest pierwotna reakcja każdy z nas potrzebuje czasu, aby zmienić swoje nawyki. Ponieważ monitorujemy proces zmiany i pomagamy w nim, to widzimy, że zmiana nie przychodzi ani po 21 dniach ani po 30 dniach, tak jak sugeruje większość potocznej informacji na temat zmiany nawyków. Czasami zrozumienie i zmiana przychodzą po 8-12 tygodniach codziennej pracy nad nowym nawykiem.

3. Złożoność: „Ta technologia jest zbyt skomplikowana!”

Wielu pracowników uważa nowe narzędzia za „niepotrzebnie złożone” i zastraszające: „Po co mi platforma do współpracy projektowej, przecież świetnie sobie radzę korzystając z e-maila”? Każda aplikacja ma nowe „pomocne” funkcje i własny, unikalny żargon, którego musimy się nauczyć. A to wymaga zarówno chęci jak i czasu. I tu pojawia się sprężenie zwrotne z punktem nr 2 – „Przeciążenie”. W sytuacji, w której ledwo nadążamy z zadaniami, grając w ping-ponga na e-mailach i telefonach, nasz mózg idzie po najmniejszej linii oporu, czyli korzysta z nawyków, które dotychczas się sprawdzały. Aby w ogóle mógł rozważyć wypracowanie nowego nawyku, potrzebuje oddechu i czasu. Tymczasem, ten sam szef, który wrzucił do firmy nową technologię jednocześni ciśnie na szybsze działanie. I pętla się zamyka! A szef jest zdziwiony, że nie chcą się uczyć… W ten sposób przechodzimy do kolejnego punktu

4. Zagrożenie: „Jeśli nie będę w stanie zrozumieć, jak korzystać z tej technologii, zostanę zwolniony!”

Ze względu na to, iż szef oczekuje, aby pracownicy nauczyli się nowego narzędzia lub funkcjonalności samodzielnie, bez dodatkowego szkolenia i bez dawania im wydzielonego czasu, to pojawia się opór wynikający z zaniżonego poczucia własnej wartości w zakresie rozumienia technologii.

Co gorsza, wielu uważa, że ​​jeśli nie będą na bieżąco z najnowszą technologią, zostaną zastąpieni przez kogoś, kto jest na bieżąco. Powoduje to lęk przed niską wydajnością i bardzo realne poczucie niepewności, co wywiera jeszcze większą presję i stres na pracowników.

5. Niepewność: „Czekaj, czy ta technologia ma działać właśnie tak?”

W miarę postępu technologii, wielu odczuwa niestabilność i niepewność co do tego, jak ich praca i życie będą wyglądać jutro. Nagłówki w mediach, pokazujące, że sztuczna inteligencja (SI) przejmuje naszą pracę, stają się coraz bardziej popularne.

SI postawiła bardziej prawidłową diagnozę niż konsylium 40 lekarzy. SI napisała powieść i prawie dostała nagrodę literacką. Badania na uniwersytecie Columbia, polegające na udostępnieniu prawnikom oraz SI umów cywilno-prawnych do korekty pokazały, że SI była skuteczna w 94% a 20 topowych korporacyjnych prawników w 85%. Tylko, że prawnikom praca zajęła średnio 92 minuty a SI – 26 sekund!

Co ciekawe, ci, którzy używają technologii tylko okazjonalnie, częściej cierpią na technostres, ponieważ ludzie, którzy regularnie korzystają z technologii, wydają się rozwijać niezbędne umiejętności radzenia sobie. Zatem, patrząc przez pryzmat tych pięciu kategorii stresu, nie powinno dziwić, że firmy, które serwują swoim pracownikom najwyższy poziom technologii, a pracownicy nieustannie przekraczają swoje granice, są wysoce innowacyjne.

ZNAKI I OBJAWY, NA KTÓRE NALEŻY ZWRACAĆ UWAGĘ

Co się stanie, gdy zostaniesz przytłoczony nową technologią? Ludzie mają tylko jedną reakcję na stres, dlatego objawy technostresu wyglądają również znajomo.

Na początku znacznie wzrasta kortyzol.  Może to szybko doprowadzić do nadwyrężenia i wypalenia zawodowego – złe wieści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Wraz z wypaleniem technicznym stres może powodować szereg innych objawów, takich jak:

Fizyczny. Bóle głowy, ból szyi, pleców i ramion, niezdolność do relaksu i nadciśnienie. To tylko niektóre z typowych fizycznych objawów technostresu.

Psychiczny. Pracownicy czujący się przytłoczeni technologią popełniają błędy częściej, mają gorszą produktywność, większe trudności z koncentracją i niższe morale. Mogą częściej popadać w depresję, wyczerpanie umysłowe i dawać cyniczne uwagi wobec technologii.

Emocjonalny. Może wywoływać ataki paniki / lęku, poczucie izolacji i drażliwości. Może to również prowadzić do skrócenia czasu na zrównoważone myślenie, brak life-balansu, zmniejszoną satysfakcję z pracy oraz zwiększoną presję psychiczną i czasową.

Co gorsza, technostres może prowadzić do ignorowania lub unikania procedur związanych z technologią przez pracowników. Zamiast oszczędzać czas i pieniądze nieprawidłowo wdrożona nowa technologia może kosztować firmę dwa razy. Raz, podczas zakupu i drugi, podczas użytkowania. Nie oznacza to, że firma powinna przestać szukać oprogramowania zapewniającego wydajność. Brak inwestycji w nową technologię może spowodować, iż nasza firma straci tempo lub wręcz będzie odstawać w branży i straci przewagę konkurencyjną. Zamiast unikać sytuacji, które mogą spowodować technostres raczej postawmy pytanie:

Co zrobić, aby pomóc pracownikom w otwarcie się na zmianę?

PRZEWODNIK WDRAŻANIA NOWYCH TECHNOLOGII W KILKU KROKACH

Korzyści z nowych technologii zastosowanych we właściwy sposób mogą znacznie przewyższyć jej wady. Powinniśmy pomyśleć strategicznie co możemy zrobić, aby zminimalizować skutki technostresu i ułatwić pracownikom otwarcie się na zmianę. Oznacza to zbudowanie silnej kultury organizacyjnej otwartej na Digital.

Krok 0: Wizja

Cyfrowa wizja miejsca pracy – dlaczego, co i jak – czyli słynne już „why, what and how”

Gardner na pierwszym miejscu w budowaniu kultury organizacyjnej stawia stworzenie przekonującej wizji cyfrowej transformacji miejsca pracy, która pomoże wszystkim pracownikom zrozumieć, w jaki sposób wysiłki związane z wdrożeniem technologii i cyfryzacją miejsca pracy wpłyną na procesy biznesowe i przyniosą lepsze wyniki finansowe. Wizja ta powinna być zgodna z wartościami organizacji i służyć jako źródło inspiracji.

Krok 1: Oceń ryzyko

Określmy jasny obraz obecnej sytuacji. Prowadząc szkolenia rozwojowe oparte na narzędziach można jednocześnie określić gotowość pracowników na zmianę. Jeśli podczas diagnozy zespołu narzędziem FRIS Style Myślenia wyjdzie nam, że przeważająca część pracowników ma włączony styl Idee, a w z narzędzia REISS Motivational Profile skala „ciekawość” w zespole jest dodatnia, to prawdopodobieństwo spotkania się z oporem maleje. Jeśli wyniki zespołu będą inne niż powyższe i skala „ciekawość” jest po stronie praktycznej a styl Idee jest w mniejszości, to nie gwarantuje nam, że będziemy mieli opór, lecz powinniśmy przygotować inne komunikaty do tych pracowników. 

Krok 2: Zwiększ ogólną świadomość

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik wychodzi od lekarza z zaleceniem „Masz za dużo stresu. Zmniejsz go!”. Tylko jak? Mniej pracować? Ale jak? A u niektórych mniej pracy może nawet nasilić stres. Większość ludzi nie wie nawet gdzie wystartować, aby sobie pomóc.

Z naszego doświadczenia wynika, że duże znaczenie w zapobieganiu technostresowi ma świadomość jego przyczyn i znajomość sposobów reagowanie na nie. Czasami nawet jednodniowe szkolenie pokazujące pracownikom w interesujący sposób, jak powstaje stres, co się dzieję z mózgiem i biochemią organizmu oraz danie narzędzia jak każdy z nich może sobie pomóc w swojej codzienności, przyczynia się do spadku absencji chorobowej oraz wzrostów produktywności i skuteczności.

W kontekście technostresu – upewnijmy się, że pracownik wie i ma do kogo się może zwrócić z pytaniem, jeśli zmaga się z nowym narzędziem. Pamiętajmy, że ci, którzy tylko sporadycznie korzystają z technologii, są bardziej narażeni na ryzyko stresu, więc starajmy się zadbać i nich i dawać im odpowiednie wsparcie. Często zapominamy, że pod jednym dachem w firmie mamy pracowników, którzy są przedstawicielami różnych pokoleń i wymagają odmiennej pomocy. Odpowiednie wsparcie dla pokolenia Z i Y będzie inne niż dla X oraz 55+. Dostosujmy przekaz. Raport CISCO podaje, że 70% specjalistów HR uważają, że pracownicy będący przedstawicielami pokolenia Y działają szybciej, jeśli wolno im używać urządzeń mobilnych zamiast komputerów.

Krok 3: Zachęcaj do stawiania granic

Znamy firmy, w których prezes wysyła sms’y do swoich dyrektorów w nocy i oczekuje natychmiastowej odpowiedzi. Znamy tez firmy, w których dyrektorzy wydzwaniają w weekendy i w święta do pracowników z różnych szczebli organizacji i żądają stawienia się natychmiast w firmie. I bynajmniej nie dotyczy to nagłych „pożarów”! W niektórych organizacjach w Polsce w zasadzie standardem jest, że od pracowników oczekuje się zabrania ze sobą pracy do domu lub sprawdzania skrzynki odbiorczej wieczorem i w weekendy. A dział HR zastanawia się jak tu zwiększyć zaangażowanie…Czasami wystarczy zbudować dla kadry menedżerskiej program rozwojowy, który im uświadomi ich działania związane z mikrozarządzaniem i naruszaniem granic psychicznych pracowników …i jednocześnie swoich. Dotyczy to również, uświadamiania kadry kierowniczej jakie są skutki  chwalenia pracowników, którzy działają szybko, bo odpowiadają na e-maile po godzinach.

Krok 4: Przeprowadź szkolenie specyficzne dla danej technologii

Przydzielmy wystarczające zasoby (czasowe, techniczne i finansowe), aby odpowiednio przeszkolić pracowników w zakresie nowych technologii i wyraźnie pokazać jakie korzyści będą oni czerpać z tych technologii. Może to zmniejszyć większość czynników stresogennych, w tym złożoność, poczucie zagrożenia i niepewności, zanim będą one miały szansę doprowadzić do technostresu.

Zacznijmy od siebie. Na przykład coraz częściej na konferencjach spotykamy się z poglądem, że organizacje powinny polegać na sztucznej inteligencji w wykonywaniu obowiązków administracyjnych, m.in. aby działy HR mogły stać się bardziej efektywne. Wtedy przedstawiciele działów HR będą mogli bardziej skoncentrować się na planowaniu strategicznym na poziomie organizacyjnym. SI przetwarza dane szybciej niż przeciętny człowiek, dlatego podczas rekrutacji jest w stanie wskazać osoby, których pracodawcy mogli nie wziąć pod uwagę lub którzy nawet nie szukają pracy. Posiadanie bardziej wykwalifikowanych kandydatów od samego początku skraca proces, umożliwiając menedżerom poświęcenie większej ilości czasu na analizę danych HR i usprawnienie planowania strategicznego.

Krok 5: Umieść odpowiednią osobę na właściwym stanowisku pracy

Nie jest odkrywcze to, że pracownicy proaktywni są w stanie łatwiej poradzić sobie z przeciążeniem i dzięki temu są bardziej produktywni. Badania wykazały, że niektóre typy osobowości faktycznie pozytywnie reagują na wiele stresorów technicznych. Na przykład, ludzie, którzy wykazywali ekstrawersję i ugodowość, byli bardziej skłonni do korzystania z mobilnych aplikacji społecznościowych. Jeśli znasz osobowość członków swojego zespołu, ich style myślenia, czyli jak przetwarzają informacje, a także ich talenty, możesz chronić tych, którzy są najbardziej zagrożeni, przed zadaniami wymagającymi dużej ilości technologii a z drugiej strony są cenni dla firmy lub przygotować dla nich inny sposób wdrożenia technologii.

Krok 6: Przejrzyj procesy i procedury

Zacznijmy od spojrzenia na typowy dzień pracy i przeprojektujmy go, aby uniknąć niepotrzebnego przeciążenia. Zbyt wielu menedżerów wpatruje się we wszystkie dostępne aplikacje, social media i inne technologiczne rozpraszacie. Zamiast tego rzetelnie przyjrzyjmy się zadaniom wykonywanym przez zespół i zadajmy sobie pytanie: jaka jest minimalna ilość technologii potrzebnych do wykonania ich zadań? Wielu z nas ma wypracowane niewłaściwe nawyki pracy z e-mailem, organizacji swojego dnia pracy oraz brak przerw na odpoczynek.

Utrzymując narzędzia potrzebne zespołowi, ucząc jak ograniczać niepotrzebne prace wynikające z nawyków i wprowadzając szkolenia z organizacji swojej pracy, możemy zniwelować skutki technostresu w organizacji.

Krok 7: Ogranicz niepotrzebną komunikację

Przyśpieszenie komunikacji jest jedną z głównych zalet wynikających z technologii we współczesnym biznesie. Komunikujemy się z naszymi współpracownikami, klientami, dostawcami. Jednak, cała ta komunikacja przyczynia się do przeciążenia i stresu.

Najnowsza aplikacja do czatowania może wydawać się świetnym sposobem przyspieszenie komunikacji w zespole. Ale może również zwiększyć poczucie współpracowników, że muszą być „non-stop on-line” i nie nadążania z odpowiedziami, a ilość bodźców przeciąża systemu nerwowego. Znamy nawet dyrektorów sprzedaży w Polsce, którzy wprowadzili zakaz korzystania z e-mail’i do komunikacji wewnątrzorganizacyjnej. Najszerzej opisany jest przypadek francuskiej firmy świadczącej usługi informatyczne, Atos Origin, w której prezes już w 2011 roku wprowadził zakaz korzystania z poczty elektronicznej.  W tym czasie firma zatrudniała 70 tys. osób w ponad 40 oddziałach na całym świecie. Prezes Thierry Breton zauważył, że jego pracownicy sprawiają wrażenie nieustannie rozbitych ilością otrzymywanych codziennie wiadomości. Podjął więc działania mające na celu wyeliminowanie tego, co jego zdaniem miało negatywny wpływ na produktywność firmy.

W ciągu pierwszych 2 lat firmie udało się zmniejszyć ilość komunikacji e‑mailowej o 60%, z przeciętnej liczby 100 e‑maili na pracownika tygodniowo do mniej niż 40. Z kolei zysk operacyjny firmy w roku 2013 wzrósł z 6,5% do 7,5%, natomiast zysk na akcję wzrósł o ponad 50%; koszty administracyjne obniżyły się z pułapu 13% do 10%. Oczywiście nie wszystkie te zmiany były wynikiem zakazu korzystania z e‑maila, ale mamy tu do czynienia z wysokim poziomem korelacji. Rośnie też ilość badań mówiących o konsekwencjach korzystania z poczty elektronicznej w pracy. Podejmując inicjatywę, aby zminimalizować niepotrzebną komunikację, możesz pomóc zmniejszyć związany z tym stres a tym samym pracownicy będą mieli czas na uczenie się nowych bardziej adekwatnych rozwiązań technologicznych.

Jedyna pewność to zmiana, a to co nam pomoże przeżyć i się rozwijać w przyszłości to Technologiczny Lifelong Learning

Jeśli organizacje chcą pozostać konkurencyjne w dzisiejszej globalnej gospodarce, będą musiały zastanowić się, w jaki sposób zbudować kulturę Lifelong Learning w zakresie technologii ze szczególnym naciskiem na sztuczną inteligencję. Rola działów HR w podnoszeniu tej świadomości jest wyjątkowo istotna i wielopoziomowa. Od zastosowania tego u siebie, poprzez uświadamiania zachodzących zmian menedżerom, do budowania programów rozwojowych dla pracowników.

Bibliografia:

Cisco Connected World Technology Report http://www.slideshare.net/CiscoBusinessInsights/future-of-work-ccwtr

https://www.hbrp.pl/b/dlaczego-niektore-firmy-rezygnuja-z-e-maili/fzToXMJk
https://www.gartner.com/smarterwithgartner/eight-building-blocks-for-the-digital-workplace/